Bộ máy quan liêu không chỉ có trong xã hội hiện đại, mà nó đã tồn tại trong các xã hội Ai Cập, Trung Quốc, La Mã cổ đại từ xa xưa, v.v... Cùng với cuộc cách mạng công nghiệp, bộ máy quan liêu xuất hiện và phát triển mạnh mẽ ở các nước phương Tây. Và quan liêu lại đẻ ra quan liêu thể hiện thành xu hướng tách những nhiệm vụ lớn thành những nhiệm vụ nhỏ hơn. Mỗi một nghề nghiệp được chuyên môn hóa và những đòi hỏi, tiêu chuẩn cũng chặt chẽ và nghiêm khắc hơn. Để đạt được những đòi hỏi, tiêu chuẩn của nghề nghiệp, người lao động phải học qua các trường lớp nhất định, nghĩa là phải được đào tạo trong những bộ máy quan liêu.[16]

Các tổ chức lúc mới ra đời thường còn nhỏ, nhưng càng về sau càng lớn dần lên và có xu hướng trở thành tổ chức độc quyền, nhất là trong kinh tế. Các công ty nhỏ không thể cạnh tranh được với các tổ chức quan liêu đó. Nhằm tạo môi trường cạnh tranh tự do lành mạnh, chính phủ phải lập ra các cơ quan điều phối; điều này đã dẫn đến hình thành bộ máy quan liêu mới. Do đó cho thấy rằng, quan liêu là hiện tượng của nhiều tổ chức trong nhiều chế độ xã hội khác nhau, và gắn bó chặt chẽ với xu hướng hợp lý hóa hoạt động của con người.

• Năng suất và hiệu quả;
• Quyền lực.

• Giao tiếp;
• Điều khiển từ xa;
• Sự trừng phạt;
• Tạo độ co giãn trong quản lý.[17]